Najskuteczniejszy sposób na monitorowanie płatności

Wyobraź sobie olbrzymią światową korporację, której liczne oddziały są rozsiane po całym globie. Czy zastanawiałeś się kiedykolwiek nad tym, ile faktur jest wystawianych i wprowadzanych w takim miejscu? Czy wiesz, jak w łatwy sposób można zapanować nad taką ilością dokumentów

Jeśli do tej pory sądziłeś, że zdobywcy rynku budują ogromne gmachy, w których przechowują swoją dokumentację księgową, to wiedz, że tak nie jest. Nie zatrudniają oni również kilkunastu tuzinów osób, które monitorują płatności. Robią coś znacznie prostszego, a mianowicie zarządzają fakturami online.

Zarządzanie fakturami w firmie

Krótka wędrówka dokumentu

Przyjrzyjmy się bliżej drodze, jaką przebywa faktura kosztowa, która właśnie dotarła do firmy np. od podwykonawcy. Na początku zostaje zeskanowana i tym samym automatycznie wprowadzona do systemu, wraz z określeniem takich parametrów jak m.in. termin płatności, przedmiot umowy czy dokładna kwota. Kolejny etap to z góry określona ścieżka obiegu dokumentacji. Jest ona ściśle zharmonizowana z workflow danej organizacji. Proces ten zazwyczaj składa się z ewidencji, dekretacji, akceptacji i skierowania do zapłaty.

Maksymalna kontrola

Właściwe administrowanie zobowiązaniami pozwala na zachowanie płynności finansowej. Mając pełen podgląd na zadłużenia można właściwie decydować o kolejności zapłaty. Poza tym istnieje pewność, że nic nie zostanie pominięte, zapomniane czy nie zapłacone w wymaganym terminie.

Monitoring kondycji

Elektroniczne zarządzanie fakturami pozwala też na wprowadzanie dokumentów, które zostają wystawiane przez jednostkę. Z kolei połączenie obu rodzajów faktur daje pełen obraz sytuacji finansowej. Takie zestawienie okazuje się też niezwykle przydatne w aspekcie rozliczania pracowników działów handlowych. Nie jest tajemnicą, że w większości przypadków, kwoty ich wynagrodzeń są wprost proporcjonalne do wysokości wystawionych faktur.

Oszczędność

Chyba nikogo nie trzeba przekonywać, że elektroniczny system generuje olbrzymie oszczędności zarówno czasu jak i pieniędzy. Ale czy wiesz, ile taki sposób pozwala zaoszczędzić powierzchni „magazynowej”?.

  • 15 000 faktur pomieści standardowy regał biurowy
  • 3 mld faktur jest wystawiane w Polsce każdego roku
  • 6 000 000 faktur (czyli jakieś 400 regałów) – jest w stanie zmagazynować dysk o pojemności 500 GB.

W niewielkiej firmie nie są to aż tak duże ilości, ale nawet jednoosobowa działalność ma na faktury przeznaczony co najmniej jeden segregator. Co najmniej kilka kolejnych to kopie umów i inne dokumenty firmowe. Nie ulega wątpliwości, że elektroniczny system obiegu dokumentów to najlepszy sposób na przechowywanie pism jak i ich późniejszy monitoring oraz ocenę kondycji finansowej. Jest to też jeden z wielu czynników, które przyczyniają się do sukcesu największych graczy rynkowych.

Leave a Reply